NocloPanel

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Wersja 1.0 z 18 września 2026 r.

Dane Twoich gości należą do Ciebie: to Ty jesteś ich administratorem. Noclo przechowuje je i przetwarza tylko po to, żeby działał Twój system rezerwacji. Ta umowa opisuje to zgodnie z art. 28 RODO.

§ 1. Strony i zawarcie umowy

  1. Administratorem danych jest klient Noclo, czyli przedsiębiorca prowadzący obiekt noclegowy, który założył konto w systemie Noclo (dalej: Administrator).
  2. Podmiotem przetwarzającym jest Noclo, przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, adres: ul. Krochmalna 61/112, 00-864 Warszawa, NIP 6312684081, adres e-mail w sprawach danych osobowych: kontakt@noclo.pl (dalej: Noclo).
  3. Umowa zostaje zawarta z chwilą jej akceptacji przy zakładaniu konta albo w panelu Noclo. Jest częścią Regulaminu świadczenia usługi Noclo i obowiązuje przez cały czas korzystania z usługi.

§ 2. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

  1. Administrator powierza Noclo przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu i w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi Noclo: prowadzenia kalendarza i bazy rezerwacji, obsługi silnika rezerwacji na stronie obiektu, płatności online, komunikacji z gośćmi (e-mail i SMS), portalu gościa, synchronizacji z kanałami sprzedaży, wystawiania dokumentów, raportów oraz automatycznych wiadomości włączonych przez Administratora.
  2. Przetwarzanie obejmuje zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, przesyłanie do podwykonawców wskazanych w § 5, tworzenie kopii zapasowych oraz usuwanie danych, wykonywane w systemie informatycznym Noclo.

§ 3. Rodzaj danych i kategorie osób

  1. Goście i osoby rezerwujące: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres, data urodzenia i dane meldunkowe (gdy Administrator z nich korzysta), dane rezerwacji (terminy, pokój, liczba osób, ceny, status i historia płatności), treść wiadomości, notatki, dane do faktury, informacja o zgodzie marketingowej, adres IP przy rezerwacji ze strony.
  2. Pracownicy i współpracownicy Administratora z dostępem do panelu: imię, adres e-mail, uprawnienia, dziennik działań w panelu.
  3. Usługa nie służy do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO), np. danych o zdrowiu. Administrator nie wpisuje takich danych do notatek ani wiadomości.

§ 4. Obowiązki Noclo

  1. Noclo przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem są ta umowa, Regulamin oraz ustawienia i działania Administratora w panelu. Jeśli polecenie narusza prawo, Noclo niezwłocznie o tym informuje.
  2. Do danych mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione przez Noclo, zobowiązane do zachowania tajemnicy, także po zakończeniu współpracy.
  3. Noclo stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowane połączenie (HTTPS), przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów (Argon2), kontrolę dostępu i uprawnień pracowników Administratora, dziennik zdarzeń, codzienne kopie zapasowe bazy przechowywane w katalogu niedostępnym z internetu oraz ograniczony dostęp do serwera.
  4. Noclo pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 15-22 RODO): panel pozwala wyszukać, poprawić, wyeksportować i usunąć dane gościa, a w pozostałych sprawach Noclo pomaga na prośbę Administratora.
  5. Noclo pomaga Administratorowi w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32-36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje.
  6. O naruszeniu ochrony danych Noclo informuje Administratora bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, podając znane okoliczności, kategorie i przybliżoną liczbę osób, prawdopodobne skutki oraz podjęte środki.

§ 5. Podwykonawcy

  1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Noclo z dalszych podmiotów przetwarzających. W dniu zawarcia umowy są to:
    • LH.pl sp. z o.o. (Polska): serwer, baza danych i wysyłka poczty e-mail.
    • WuBook S.r.l. (Włochy): channel manager, wymiana rezerwacji, cen i dostępności z Booking.com i Airbnb; tylko gdy Administrator połączy kanały sprzedaży.
    • LINK Mobility Poland sp. z o.o. (SMSAPI, Polska): wysyłka SMS do gości; tylko gdy Administrator włączy wiadomości SMS.
    • Google Ireland Ltd (Irlandia): powiadomienia w aplikacji mobilnej Noclo; tylko gdy Administrator z niej korzysta.
  2. Nie są podwykonawcami Noclo podmioty, z którymi Administrator zawiera własne umowy lub które sam włącza w panelu: operator płatności (Tpay), portale rezerwacyjne (np. Booking.com, Airbnb) oraz narzędzia reklamowe i analityczne (np. Google Ads, Google Analytics, Meta). Za przekazanie im danych odpowiada Administrator.
  3. Noclo informuje Administratora e-mailem o zamiarze dodania lub zmiany podwykonawcy co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym czasie zgłosić sprzeciw, a jeśli strony nie dojdą do porozumienia, może rozwiązać umowę o świadczenie usługi bez dodatkowych kosztów.
  4. Noclo nakłada na podwykonawców te same obowiązki ochrony danych, które wynikają z tej umowy. Noclo nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy; gdyby podwykonawca to robił, odbywa się to wyłącznie na podstawie mechanizmów z rozdziału V RODO (np. standardowych klauzul umownych).

§ 6. Kontrola

  1. Noclo udostępnia Administratorowi informacje potrzebne do wykazania, że spełnia obowiązki z art. 28 RODO, i odpowiada na pytania w tej sprawie w ciągu 14 dni.
  2. Administrator może przeprowadzić audyt lub inspekcję, samodzielnie albo przez upoważnionego audytora zobowiązanego do poufności, po zawiadomieniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w dni robocze, nie częściej niż raz w roku, chyba że kontrola wynika z naruszenia ochrony danych. Koszty kontroli ponosi Administrator.

§ 7. Zakończenie przetwarzania

  1. Przed usunięciem konta Administrator może pobrać swoje dane z panelu (m.in. eksport rezerwacji do pliku).
  2. Po usunięciu konta Noclo niezwłocznie usuwa dane Administratora z bazy. Kopie zapasowe są nadpisywane automatycznie, więc dane znikają z nich najpóźniej po 14 dniach. Noclo nie przechowuje danych dłużej, chyba że wymaga tego prawo.

§ 8. Postanowienia końcowe

  1. Odpowiedzialność stron za szkody wynikające z przetwarzania danych określa art. 82 RODO. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin, RODO i przepisy prawa polskiego.
  2. Nowa wersja umowy jest udostępniana w panelu. Do czasu jej akceptacji obowiązuje wersja dotychczasowa.